EKOMVET’teki ekipman kayıt defteri, cihazın kurulumundan devreden çıkarılmasına kadar tüm yaşam döngüsünü kapsar. Ancak uygulamada kayıtlar genellikle kurulum anında açılıp sonra unutulur. Ekipmanın durumu değiştiğinde kaydın da güncellenmesi gerekir.
Bir fabrika, otel veya mağaza el değiştirdiğinde, içindeki soğutma ve iklimlendirme ekipmanının operatörü de değişir. Yeni operatörün bu ekipmanlar için kayıt sorumluluğunu üstlenmesi, eski operatörün ise ekipmanı kendi listesinde bırakmaması gerekir. Devir sırasında geçmiş sızıntı kontrol ve servis kayıtlarının da yeni operatöre aktarılması önemlidir; denetimde ekipmanın geçmişi sorgulanabilir.
Bir cihaz başka bir adrese veya tesise taşındığında konum bilgisi güncellenmelidir. Taşıma sırasında gaz genellikle geri kazanılıp yeniden şarj edilir; bu işlemler ve miktarlar da kayda geçirilmelidir.
Retrofit veya sisteme yeni bölümler eklenmesi, toplam şarjı ve ton CO₂ eşdeğerini değiştirir. Bu durum kontrol periyodunu ve hatta sızıntı tespit sistemi zorunluluğunu etkileyebileceği için kayıt mutlaka güncellenmelidir.
Kural basit: Ekipmanın fiziksel durumu değiştiyse, EKOMVET’teki kaydı da değişmelidir. Güncel olmayan kayıt, denetimde eksik kayıt kadar sorun yaratabilir.
