EKOMVET kaydı, hazırlık doğru yapıldığında karmaşık değildir. Sorunların çoğu eksik envanterden kaynaklanır. Süreci şu adımlarla planlayabilirsiniz:

1. Envanter çıkarın. Tesisteki tüm F-gazlı ekipmanları listeleyin: konum, marka, model, seri numarası.
2. Gaz bilgilerini toplayın. Her ekipmanın gaz tipini ve şarj miktarını (kg) etiketten veya teknik belgeden alın.
3. Ton CO₂ eşdeğerini hesaplayın. Hangi ekipmanın kontrole tabi olduğunu ve kontrol sıklığını bu hesap belirler.
4. Sisteme giriş yapın. Entegre Çevre Bilgi Sistemi üzerinden işletme hesabınızla EKOMVET modülüne erişin.
5. Ekipmanları tanımlayın. Her cihazı ayrı kayıt olarak girin; sızıntı tespit sistemi varsa belirtin.
6. Servisle eşleştirin. Sızıntı kontrolünü yapacak yetkili teknik servisi belirleyin ki kayıtlarınızı onaylayabilsin.

Yeni kurulan veya gazla yeniden şarj edilen ekipmanlar için bildirim, yönetmelikte belirlenen süre içinde yapılmalıdır. Bu süreyi güncel yönetmelik metninden ve İklim Değişikliği Başkanlığı duyurularından takip etmek gerekir.

Tesiste çok sayıda cihaz varsa envanteri bir tabloda tutmak, hem ilk kaydı hem sonraki güncellemeleri hızlandırır.